331.8 - الإجراءات التصحيحية والضارة ؛ إجراءات التظلم وعملية حل المشكلة

غرض:   تهدف هذه السياسة إلى توفير وسائل لمعالجة وحل المشكلات الناشئة عن أداء الموظف أو سلوكه.

نطاق:   تنطبق هذه السياسة والإجراءات على جميع الموظفين (المرجع ج) في مقاطعة لاريمر وموظفي مكتب المدعي العام بالمنطقة القضائية الثامنة ، باستثناء موظفي مكتب شريف مقاطعة لاريمر.

مسؤولية:   يدير مدير الموارد البشرية هذه السياسة.

متطلبات محددة:  بدون اضاءة

قسم المراجعة (تغييرات مهمة من السياسة السابقة):

• القسم الرابع-أ (مضاف)
• القسم الرابع.ب (تمت إزالته)
• القسم الرابع.د (تمت إزالته)
• القسم السادس.ج (تمت إزالته)

السياسة والإجراءات:

XNUMX. السياسة العامة:

توفر هذه السياسة والإجراءات وسائل لمعالجة وحل المشكلات الناشئة عن أداء الموظف أو سلوكه. العمليات والإجراءات التأديبية (الإجراءات التصحيحية ، الإجراءات السلبية) غير تقدمية ، ويمكن تنفيذها بناءً على التأثير الملحوظ على وحدة الأعمال ، وقد تشمل اعتبارات مثل النطاق والشدة والطبيعة والتكرار والمخاطر والتأثير ، أو التصور العام للأداء أو السلوك.

ثانيًا. مصلحات:

صانع القرار: كما هو مستخدم خلال هذه السياسة والإجراء ، يشير "صانع القرار" إلى مسؤول منتخب أو مدير منطقة خدمة أو رئيس قسم يتخذ القرار النهائي بشأن إجراء سلبي.

ثالثا. حالة الموظف:

أ. الموظفون المؤقتون: يظل الموظفون الذين يشغلون مناصب مؤقتة موظفين بناءً على الموافقة المتبادلة للموظف والمقاطعة. يجوز لأي من الموظف أو المقاطعة إنهاء علاقة العمل حسب الرغبة ، بسبب أو بدون سبب في أي وقت ودون اتباع أي عملية لحل المشكلات أو تحسين الأداء أو الإجراء العكسي. يجب على الإدارات أو المكاتب التشاور مع اختصاصي الموارد البشرية قبل الفصل.

الموظفون المنتظمون والمحدودون المدة (المرجع ب):

1. تحت الاختبار: يخدم الموظفون فترة اختبار وفقًا لسياسة المقاطعة (المرجع أ). خلال فترة الاختبار ، يظل الموظفون موظفين بموافقة متبادلة من الموظف والمقاطعة. يجوز لأي من الموظف أو المقاطعة إنهاء علاقة العمل حسب الرغبة ، بسبب أو بدون سبب في أي وقت ودون اتباع أي حل للمشكلات أو تحسين الأداء أو الإجراءات السلبية أو عملية التظلم. يجوز للمقاطعة تمديد فترة اختبار الموظف من جانب واحد. إذا تم تمديد فترة الاختبار ، يظل الموظف في حالة الاختبار حتى التاريخ المحدد كتابيًا من قبل صانع القرار.

2. ما بعد الاختبار: بمجرد أن يكمل الموظف بنجاح فترة الاختبار ، لا يجوز للمقاطعة إنهاء علاقة العمل دون سبب.

ج. المسؤولون المعينون: يظل الموظفون في المناصب المعينة كما هو محدد في سياسة المقاطعة موظفين بموافقة متبادلة من الموظف والمقاطعة (المراجع أ و د). يجوز لأي من المسؤول المعين أو المقاطعة إنهاء علاقة العمل حسب الرغبة ، بسبب أو بدون سبب في أي وقت ودون اتباع أي عملية لحل المشكلات أو تحسين الأداء أو الإجراءات السلبية.

د. المسؤولون المنتخبون: يتم انتخاب المسؤولين المنتخبين من قبل مواطني مقاطعة لاريمر ولا يخضعون لهذه السياسة.

رابعا.    العمليات:

المشرفون مسؤولون عن إدارة أداء وسلوك موظفيهم. عند وجود مشكلات في الأداء أو السلوك، يجب على المشرفين اتخاذ إجراءات فورية لمعالجة الموقف. يمكن استخدام العمليات التالية لمعالجة الأداء أو السلوك.

أ. تُستخدم تقييمات الأداء لتحديد الأداء ومناقشته، بما في ذلك التقييمات التي تتوافق مع الأداء الحالي. يتم الانتهاء من تقييمات الأداء في نهاية فترة الاختبار وعلى أساس سنوي.

ب. يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية لمساعدة الموظفين في تصحيح الأداء الوظيفي وتحسين السلوك الذي لا يتوافق مع التوقعات والمعايير التي وضعتها مقاطعة لاريمر. لا تؤدي الإجراءات التصحيحية إلى خسارة الموظف أو تخفيض أجره أو درجته. يمكن اعتبار طبيعة الإجراءات التصحيحية والحاجة إليها وعددها عاملاً في فرض الإجراء السلبي.

ج. الإجراءات العكسية هي إجراءات جادة للأداء الوظيفي أو السلوك الذي لا يتوافق مع التوقعات والمعايير التي وضعتها مقاطعة لاريمر. تشمل الإجراءات العكسية التعليق بدون أجر ، أو الإنزال القسري أو الفصل. لا يلزم اتباع الإجراءات السلبية في التقدم. قد يتم اتخاذ إجراء سلبي بناءً على تواتر أو خطورة الموقف.

V.    أسس الإجراءات التصحيحية أو العكسية:

تتوقع مقاطعة لاريمر من جميع الموظفين التصرف بطريقة تنعكس بشكل إيجابي على خدمة المقاطعة. قد يخضع الموظفون لإجراء تصحيحي أو سلبي بسبب الأداء أو سوء السلوك ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر أولئك المدرجين أدناه.

أ. الأداء غير المرضي لواجبات الوظيفة.

ب. السلوك المتعمد أو غير المبالي الذي يهدد سلامة أو رفاهية الموظفين أو الجمهور.

ج. الإهمال أو الضرر المتعمد أو إهدار ممتلكات أو موارد المقاطعة ؛

د. رفض أو عدم الامتثال لسياسة أو إجراءات المقاطعة أو القسم / المكتب ؛

هـ- رفض أو عدم الامتثال لتعليمات أو لائحة أو قانون قانوني ؛

و. السلوك غير اللائق تجاه موظفي المقاطعة أو الجمهور أو غيرهم ممن يتعاملون مع المقاطعة بما في ذلك السلوك خلال ساعات غير العمل التي تؤثر على عمليات المقاطعة ؛

الحيازة (بخلاف الحيازة المطلوبة في أداء واجبات الوظيفة) ، أو الاستهلاك ، أو القبول تحت تأثير الكحول أو المواد الخاضعة للرقابة ، أو الاختبار الإيجابي للكحول أو المواد الخاضعة للرقابة ، أو إساءة استخدام الأدوية الموصوفة ، أثناء وجوده في حالة العمل

ح. إساءة استخدام الإجازة ، أو الغياب بدون عذر ، أو الغياب غير المبلغ عنه ، أو التأخير ، أو التغيب ؛

XNUMX. الإدانة ، القبول ، أو قبول الدفع نولو المنافسة (لا يوجد نزاع) على جريمة تؤثر على واجبات الموظف أو تضارب المصالح مع وظيفة الموظف ؛

ي. الاعتقاد المعقول بأن الموظف قد ارتكب أو شارك في فعل يتعارض مع مصالح المقاطعة بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، فعل إجرامي ؛

ك. طلب ​​أو قبول الرشاوى في سياق عمل المقاطعة ؛

إساءة استخدام أموال المقاطعة أو الممتلكات ؛

م. إساءة استخدام المعلومات الرسمية أو السرية أو الكشف عنها بشكل غير مصرح به ؛

ن. البلطجة والمضايقة و / أو التمييز ؛

س. التزوير أو التحريف المتضمن أو المرتبط بأعمال المقاطعة أو المصالح ؛

P. عدم الحصول أو الحفاظ على الترخيص أو الشهادة أو المؤهل المطلوب.

س. الاعتقاد المعقول بأن موظفًا قد انخرط في نشاط قانوني خارج مباني المقاطعة خلال ساعات عدم العمل حيث يكون النشاط عبارة عن تضارب في المصالح أو يبدو أنه يتعارض في المصالح مع وظيفة الموظف أو يتعلق بمؤهلات حسنة النية .

السادس. توقعات الأداء (الإجراءات التصحيحية):

أ. يعد تحديد توقعات الأداء أسلوبًا مقصودًا لمساعدة الموظف على تحسين أدائه أو سلوكه. ​​​​​​​قد يشمل ذلك لفظيًا و/أو مكتوبة التدريب وسرد تقييم الأداء و/أو الإجراء التصحيحي.

ب. سوف يتشاور المشرفون مع اختصاصي الموارد البشرية قبل إصدار أي تقييم أداء أقل من التوقعات أو إجراء تصحيحي للموظف.

سابعا.     حل المشاكل:

أ. حل المشكلات غير الرسمية:

1. إذا كان لدى الموظف أسئلة أو مخاوف أو اعتراضات على مسألة متعلقة بالعمل ، يتم تشجيعه على مناقشة الأمر على الفور مع مشرفه المباشر. يجوز للموظف استشارة اختصاصي الموارد البشرية حسب الحاجة.

2. سوف يستمع المشرف إلى مخاوف الموظف ويستجيب بشكل مناسب. سيتشاور المشرف مع اختصاصي الموارد البشرية حسب الحاجة.

3. إذا لم تنجح هذه العملية غير الرسمية في حل المشكلة ، يحق للموظف تقديم طلب رسمي لحل المشكلة.

ب. طلب ​​حل المشكلات الرسمي:

1. سيتم تقديم طلب رسمي لحل المشكلات كتابةً إلى صانع القرار أو من ينوب عنه. لا يوجد نموذج محدد مطلوب.

2. يجب أن يكون طلب حل المشكلات الرسمي:

أ. يتم تحديده كطلب رسمي لحل المشكلات ؛
ب. تحديد الموظف الطالب ؛
ج. وصف المشكلة أو القلق على وجه التحديد ؛ و
د. اذكر العلاج المطلوب.

3. يجب تقديم طلب حل المشكلات الرسمي في غضون ثلاثين يومًا تقويميًا من الإجراء أو القرار الذي أدى إلى طلب حل المشكلات أو الحل غير المرضي للعملية غير الرسمية.

4. سوف يتشاور صانع القرار أو من ينوب عنه ويقدم نسخة من طلب حل المشكلات الرسمي إلى مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه.

5. يلتقي صانع القرار أو من ينوب عنه مع الموظف لمناقشة طلب حل المشكلات الرسمي. سيعقد هذا الاجتماع في غضون عشرة أيام عمل من استلام طلب حل المشكلات الرسمي ، ما لم تتم الموافقة على التمديد من قبل مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه. الغرض من هذا الاجتماع هو أن يستمع صانع القرار أو من ينوب عنه وجمع المعلومات من الموظف فيما يتعلق بالمشكلات التي أثيرت في طلب حل المشكلات الرسمي.

6. سيقدم صانع القرار أو من ينوب عنه قرارًا مكتوبًا إلى الموظف في غضون عشرة أيام عمل من اجتماع طلب حل المشكلات الرسمي. يجب أن يوافق مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه على القرار الكتابي قبل تقديمه إلى الموظف. يجب أن يجتمع صانع القرار أو من ينوب عنه مع الموظف لمناقشة القرار المكتوب.

7. يعتبر قرار صانع القرار أو من ينوب عنه بشأن طلب حل المشكلات الرسمي نهائيًا.

ثامنا. الإجراءات العكسية:

أ. أنواع الإجراءات السلبية:

1. الإيقاف: التنسيب المؤقت للموظف في حالة غير مدفوعة الأجر ؛

2. خفض الرتبة غير الطوعي: التنسيب غير الطوعي للموظف في وظيفة بدرجة و / أو معدل أجر أدنى لأسباب تأديبية ؛ أو

3. الفصل: الفصل غير الطوعي للموظف من خدمة المقاطعة.

ب. يجب على المشرف الذي يفكر في اتخاذ إجراء سلبي أن يعد إشعارًا مكتوبًا قبل الضرر:

1. تحديد الموظف.

2. الأداء أو السلوك الذي هو أساس الإجراء العكسي المحتمل ، بما في ذلك التواريخ ذات الصلة ، وانتهاكات السياسة ، وأي تفسير ضروري لتأثير الأعمال ؛ و

3. الزمان والمكان لعقد اجتماع إلزامي بين صانع القرار والموارد البشرية والموظف.

ج. سيتم مراجعة الإشعار المسبق من قبل مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه ومكتب محامي المقاطعة قبل إصداره للموظف.

د. يجب تسليم الإشعار المسبق إلى الموظف بطريقة تضمن بشكل معقول وتثبت إيصال الموظف.

هـ- يجوز لصانع القرار أو من ينوب عنه أن يضع الموظف في إجازة مدفوعة الأجر حتى يتم اتخاذ قرار نهائي.

و. في اجتماع ما قبل الإجراء العكسي ، ستتاح للموظف فرصة للرد على المسائل المعروضة في إشعار ما قبل الضرر. يقوم مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه بتسهيل وتسجيل الاجتماع.

ز. على نفقة الموظف ، قد يكون للموظف محام في هذا الاجتماع. إذا كان الموظف سيمثل بواسطة محام ، فيجب على الموظف إخطار مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه في غضون الوقت المحدد في الإشعار المسبق المكتوب بأنه سيتم تمثيله ، لذلك يجوز لمحامي المقاطعة ، أو من ينوب عنه ، الحضور.

ح. بعد الاجتماع ، سينظر صانع القرار في المعلومات التي يقدمها الموظف وكذلك جميع المعلومات الأخرى التي تعتبر ذات صلة. سيتم مراجعة القرار النهائي لصانع القرار ، إشعار القرار ، من قبل مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه ومحامي المقاطعة أو من ينوب عنه قبل إصداره للموظف.

XNUMX. في غضون فترة زمنية معقولة بعد الاجتماع ، سيقدم صانع القرار إشعار قرار مكتوبًا بشأن الإجراء المعاكس. سيتم تسليم إشعار القرار المكتوب إلى الموظف بطريقة تضمن بشكل معقول وتثبت استلام الموظف. يجب أن يحتوي إشعار القرار الكتابي على ما يلي:

1. بيان بأسباب الإجراء ، بما في ذلك النتائج المتعلقة بالأداء و / أو السلوك ، والتواريخ ذات الصلة ، وانتهاكات السياسة ، وأي تفسير ضروري لتأثير الأعمال ، وأي قرارات ضرورية للمصداقية ؛
2. بيان بالإجراء الواجب اتخاذه.
3. تاريخ نفاذ الإجراء.
4. بيان بأن للموظف الحق في حزن الإجراء العكسي ، بما في ذلك إشارة محددة إلى إجراء تظلم المقاطعة أدناه.
5. نسخة من هذه السياسة.

التاسع. التظلم:

أ. إجراءات التظلم هي الطريقة التي يمكن للموظف من خلالها طلب مراجعة قرار الإجراء العكسي الذي اتخذه صانع القرار. تتضمن مراجعة القرار ما إذا كان صانع القرار قد ارتكب خطأ في تطبيق سياسة المقاطعة ، أو فشل في تطبيق هذه السياسة ، أو فشل في النظر في الأدلة ذات الصلة ، أو اعتبار الأدلة غير ذات الصلة و / أو إذا كان إشعار القرار لا يثبت بشكل كاف سبب القرار.

ب. يجب تقديم التظلم كتابيًا إلى مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه ، واختصاصي الموارد البشرية ، وصانع القرار.

1. يجب أن ينص التظلم بوضوح على ما يلي:

أ. الأساس الذي يعترض عليه الموظف على قرار الإجراء العكسي ليشمل:

     أنا. خطأ في تطبيق السياسة أو فشل تطبيق السياسة في عملية الإجراء العكسي أو عملية اتخاذ القرار.
    ثانيا. الأدلة أو المعلومات ذات الصلة التي لم يتم أخذها في الاعتبار في عملية اتخاذ القرار.
   ثالثا. الأدلة أو المعلومات غير ذات الصلة التي تم أخذها في الاعتبار في عملية اتخاذ القرار.
   رابعا. إشعار القرار لا يثبت بشكل كاف سبب القرار.

ب. القرار المطلوب من الموظف.

2. الفترة الزمنية للإيداع:

أ. يجب تقديم التظلم في غضون سبعة (7) أيام بعد استلام الموظف للقرار الكتابي. إذا فشل الموظف في تقديم التظلم خلال هذه الفترة الزمنية ، فسيتم النظر في التظلم في الوقت المناسب والتنازل الطوعي عن حقوق التظلم للموظف. إن تقديم شكوى لن يؤخر أو يؤثر بطريقة أخرى على تاريخ سريان الإجراء العكسي.
ب. قد يتم التنازل عن تقديم شكوى في وقت غير مناسب بناءً على نتيجة من قبل مدير الموارد البشرية إذا كان هناك دليل على حدوث غير متوقع ، أو عائق أو حادث لا يمكن تجنبه يمنع تقديم التظلم في الوقت المناسب.

3 - الإجراء:

أ. سيقوم مدير الموارد البشرية ، أو من ينوب عنه ، بمراجعة التظلم وأي معلومات إضافية يمكن الوصول إليها لمدير الموارد البشرية ضرورية لتحديد ما إذا كان القرار مبنيًا على خطأ أم لا مدعومًا بالأدلة ، على وجه التحديد وفقًا للقسم التاسع (أ). يُطلب من كل من الموظف وصانع القرار المشاركة في هذه العملية ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، تقديم معلومات إضافية والإجابة على الأسئلة والتواصل مع مدير الموارد البشرية.
ب. سيصدر مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه قرارًا كتابيًا خلال فترة زمنية معقولة. سيتناول القرار المكتوب المشكلات التي أثيرت في التظلم ، والتي تركز على الأداء و / أو السلوك الذي تم تناوله في الإجراء السابق الضار وإشعار القرار.

1. إذا كان القرار هو عكس أو تعديل إجراء صانع القرار ، فسيحدد القرار جميع الإجراءات التي يجب اتخاذها لحل التظلم.
2. لا يجوز بأي حال من الأحوال لمدير الموارد البشرية ، أو من ينوب عنه ، أن يفرض إجراءً أشد صرامة من ذلك الذي اتخذه صانع القرار.
3. إذا كان القرار لتأكيد إجراء صانع القرار ، يجب أن يُعلم القرار الموظف بأن القرار نهائي.

_______________________________________

جودي شادوك مكنالي
رئيس مجلس مفوضي المقاطعة
(تمت الموافقة عليه من قبل BOCC - أجندة الموافقة - 11/14/2023)
(التوقيع على الأصل المقدم في إدارة السجلات)

التوزيع:
جميع إدارات المقاطعات والمسؤولون المنتخبون
دليل التشغيل المعياري لإدارة السجلات (أصلي)

CK / جي دبليو

التاريخ: 14 نوفمبر 2023

الفترة الفعالة: حتى يتم استبدالها

جدول المراجعة: كل عام في شهر نوفمبر، أو حسب الحاجة

الإلغاء: سياسة وإجراءات الموارد البشرية 331.8G؛ 16 مايو 2023

ENCLOSURE (S): لا شيء

المراجع):

أ- سياسة وإجراءات الموارد البشرية ، 331.4 ، شروط التوظيف
ب- سياسة وإجراءات الموارد البشرية ، 331.2 ، التوظيف والتطبيقات والتوظيف ، القسم السابع ، الموظف المحدود المدة
جيم - دليل السياسة الحاكمة: السياسة 3.2 - معاملة الموظفين
د - المسؤولون المعينون ، الملحق أ