الإجراءات التصحيحية والضارة ؛ إجراءات التظلم وعملية حل المشكلة

غرض:   تهدف هذه السياسة إلى توفير وسائل لمعالجة وحل المشكلات الناشئة عن أداء الموظف أو سلوكه.

نطاق:   تنطبق هذه السياسة على جميع المكاتب والأقسام والموظفين والمتطوعين (المرجع 3) في مقاطعة لاريمر وموظفي مكتب المدعي العام، المنطقة القضائية الثامنة، باستثناء موظفي مكتب عمدة مقاطعة لاريمر والموظفين المنتدبين لمكتب الطبيب الشرعي لمقاطعة لاريمر.

مسؤولية:   يدير مدير الموارد البشرية هذه السياسة.

متطلبات محددة:  بدون سلوفان

قسم المراجعة (تغييرات مهمة من السياسة السابقة):

• المرجع 5؛ وثيقة عقوبات انتهاك قانون HIPAA
• القسم الخامس أ و ب

سياسات:

XNUMX. السياسة العامة:

أ. توفر هذه السياسة والإجراءات وسائل لمعالجة وحل المشكلات الناجمة عن أداء الموظفين أو سلوكهم. وتُعدّ العمليات والإجراءات التأديبية (الإجراءات التصحيحية، والإجراءات التأديبية السلبية) غير تصاعدية، ويمكن تطبيقها بناءً على الأثر المتوقع على وحدة العمل، وقد تشمل اعتبارات مثل نطاق المشكلة، وشدتها، وطبيعتها، وتكرارها، ومخاطرها، وتأثيرها، أو التصور العام لها.

ثانيًا. مصلحات:

أ. صانع القرار هو مسؤول منتخب، أو مدير مقاطعة، أو مساعد مدير مقاطعة، أو مدير منطقة خدمات، أو رئيس قسم في مقاطعة لاريمر، كما هو موضح في الهيكل التنظيمي الحالي للمقاطعة. ويجوز لصانع القرار تفويض سلطة اتخاذ الإجراءات التأديبية إلى موظف آخر، بموافقة مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه.

ثالثا. حالة الموظف:

أ. الموظفون المؤقتون: يبقى الموظفون في الوظائف المؤقتة موظفين بموجب عقد عمل مؤقت بموافقة متبادلة بين الموظف والمقاطعة. ويجوز لأي من الموظف أو المقاطعة إنهاء علاقة العمل في أي وقت، سواءً كان ذلك بسبب أو بدون سبب، ودون اتباع أي إجراءات رسمية لحل المشكلات أو اتخاذ إجراءات تصحيحية أو تأديبية. وينبغي على الإدارات أو المكاتب استشارة أخصائي الموارد البشرية قبل إنهاء الخدمة.

ب. الموظفون الدائمون والموظفون بعقود محددة المدة (المرجع 2):

1. فترة التجربة: يخضع الموظفون لفترة تجربة وفقًا لسياسة المقاطعة (المرجع 1). خلال فترة التجربة، يبقى الموظفون في وظائفهم بموافقة متبادلة بين الموظف والمقاطعة. ويجوز لأي من الموظف أو المقاطعة إنهاء علاقة العمل في أي وقت، سواءً كان ذلك بسبب أو بدون سبب، ودون اتباع أي إجراءات لحل المشكلات أو الإجراءات التصحيحية أو الإجراءات التأديبية أو إجراءات التظلم. ويجوز للمقاطعة تمديد فترة التجربة للموظف من جانب واحد. وفي حال تمديد فترة التجربة، يبقى الموظف في حالة التجربة حتى التاريخ المحدد كتابيًا من قبل صاحب القرار.

2. بعد فترة الاختبار: بمجرد أن يكمل الموظف فترة الاختبار، لم يعد موظفاً بإرادة صاحب العمل، ولا يجوز للمقاطعة إنهاء علاقة العمل دون سبب.

ج. الموظفون المعينون: يبقى الموظفون في المناصب المعينة، كما هو محدد في سياسة المقاطعة، موظفين بموجب عقد عمل غير محدد المدة، وذلك بموافقة متبادلة بين الموظف والمقاطعة (المراجع 1 و4). ويجوز لكل من الموظف المعين والمقاطعة إنهاء علاقة العمل في أي وقت، سواءً كان ذلك بسبب أو بدون سبب، ودون اتباع أي إجراءات رسمية لحل المشكلات أو اتخاذ إجراءات تصحيحية أو إجراءات تأديبية.

د. المسؤولون المنتخبون: يتم انتخاب المسؤولين المنتخبين من قبل ناخبي مقاطعة لاريمر ولا يخضعون لهذه السياسة.

رابعا.    العمليات:

A. يتحمل المشرفون مسؤولية إدارة أداء وسلوك موظفيهم. وعند وجود مشكلات تتعلق بالأداء أو السلوك، ينبغي على المشرفين اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة الموقف. ويمكن استخدام الإجراءات التالية لمعالجة الأداء أو السلوك، دون ترتيب محدد:

1. تُصدر الإجراءات التصحيحية لمساعدة الموظفين على تحسين أدائهم الوظيفي وسلوكهم الذي لا يتوافق مع التوقعات والمعايير التي وضعتها مقاطعة لاريمر. ولا تُؤدي هذه الإجراءات إلى فقدان الموظف لوظيفته أو تخفيض راتبه أو درجته الوظيفية. وقد يُؤخذ في الاعتبار طبيعة الإجراءات التصحيحية، والحاجة إليها، وعددها عند اتخاذ قرار بفرض إجراء تأديبي.

٢. تشمل الإجراءات التأديبية الإيقاف عن العمل بدون أجر، أو خفض الرتبة قسراً، أو الفصل من العمل. ويجوز اتخاذ إجراء تأديبي بناءً على تكرار الحالة أو خطورتها.

B. يمكن للموظفين البدء بالعمليات التالية:

1. يوفر نظام حل المشكلات آلية غير رسمية ورسمية لمناقشة الأسئلة والمخاوف والاعتراضات. العملية غير الرسمية متاحة لجميع الموظفين، بينما العملية الرسمية متاحة للموظفين الدائمين غير الخاضعين لفترة تجريبية والموظفين بعقود محددة المدة.

2. شكوى يوفر آلية لمراجعة الإجراءات السلبية. 

V.    أسس الإجراءات التصحيحية أو العكسية:

A. قد يتعرض الموظفون لإجراءات تصحيحية أو تأديبية بسبب أدائهم أو سلوكهم، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تلك المدرجة أدناه.

1. أداء غير مرضٍ لواجبات الوظيفة؛

2. السلوك المتعمد أو غير المتعمد الذي يعرض سلامة أو رفاهية الموظفين أو الجمهور للخطر؛

3. الإهمال أو الإضرار المتعمد أو إهدار ممتلكات أو موارد المقاطعة؛

4. رفض أو عدم الامتثال للسياسة أو الإجراءات أو التعليمات أو التوجيهات أو اللوائح أو القوانين؛

5. السلوك غير اللائق تجاه الآخرين، بما في ذلك السلوك الذي يحدث خارج ساعات العمل والذي يؤثر على عمليات المقاطعة؛

6. الحيازة (بخلاف الحيازة المطلوبة لأداء واجبات الوظيفة)، أو الاستهلاك، أو الاعتراف بالتواجد تحت تأثير الكحول أو المواد الخاضعة للرقابة، أو ثبوت تعاطي الكحول أو المواد الخاضعة للرقابة، أو إساءة استخدام الأدوية الموصوفة، أثناء التواجد في حالة عمل؛

7. إساءة استخدام الإجازة، أو الغياب بدون عذر، أو الغياب غير المبلغ عنه، أو التأخر، أو التغيب عن العمل؛

8. الإدانة أو الإقرار أو تقديم إقرار بـ نولو المنافسة (لا يوجد نزاع) على جريمة تؤثر على واجبات الموظف أو تضارب المصالح مع وظيفة الموظف ؛

9. اعتقاد معقول بأن الموظف قد ارتكب أو شارك في فعل يتعارض مع مصالح المقاطعة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، فعل إجرامي؛

10. طلب ​​أو قبول الرشاوى أثناء العمل في المقاطعة؛

11. إساءة استخدام الأموال أو الممتلكات أو الموارد؛

12. إساءة استخدام المعلومات الرسمية أو السرية أو الكشف عنها دون إذن؛

13. انتهاك أو خرق قانون HIPAA (انظر المرجع 5)؛

14. التحرش و/أو التمييز؛ 

15. التزوير أو التحريف الذي يتعلق بأعمال أو مصالح المقاطعة؛

16. عدم الحصول على ترخيص أو شهادة أو مؤهل مطلوب أو عدم الحفاظ عليه؛

ب. اعتقاد معقول بأن الموظف قد انخرط في نشاط قانوني خارج مقر المقاطعة خلال ساعات غير العمل حيث يكون النشاط تضاربًا في المصالح أو يبدو أنه تضارب في المصالح مع وظيفة الموظف أو يتعلق بمؤهل حقيقي.

سادساً: إدارة الأداء:

A.  يُتوقع من المشرفين إدارة أداء الموظفين بشكل مستمر. وقد تشمل إدارة الأداء التوجيه الشفهي و/أو الكتابي، وتحديد الأهداف، والاجتماعات الفردية، وتقارير تقييم الأداء، أو الإجراءات التصحيحية.

B.   سيتشاور المشرفون مع أخصائي الموارد البشرية قبل إصدار تقييم أداء عام أقل من المستوى المطلوب أو اتخاذ إجراء تصحيحي بحق الموظف.

C.   إذا اختلف الموظف مع تقييم الأداء أو الإجراء التصحيحي، فيمكنه استخدام عملية حل المشكلات.

سابعا.     حل المشاكل:

أ. حل المشكلات غير الرسمية:

1. أناإذا كانت لدى الموظف أسئلة أو استفسارات أو اعتراضات بشأن مسألة متعلقة بالعمل، فعليه مناقشة الأمر مع رئيسه المباشر. ويمكنه استشارة أخصائي الموارد البشرية عند الحاجة.

2. سوف يستمع المشرف إلى مخاوف الموظف ويستجيب بشكل مناسب. سيتشاور المشرف مع اختصاصي الموارد البشرية حسب الحاجة.

3. إذا لم تنجح هذه العملية غير الرسمية في حل المشكلة، يجوز للموظف تقديم طلب رسمي لحل المشكلة.

ب. طلب ​​حل المشكلات الرسمي:

1. يجب تقديم طلب رسمي لحل المشكلة كتابياً إلى صاحب القرار أو من ينوب عنه. لا يشترط استخدام نموذج محدد.

2. يجب أن يكون طلب حل المشكلات الرسمي:

أ. يتم تحديده كطلب رسمي لحل المشكلات ؛
ب. وصف المشكلة أو القلق بشكل محدد؛ و
ج. حدد العلاج المطلوب.

3. يجب تقديم طلب حل المشكلات الرسمي في غضون ثلاثين يومًا تقويميًا من الإجراء أو القرار الذي أدى إلى طلب حل المشكلات أو الحل غير المرضي للعملية غير الرسمية. يجوز النظر في الطلبات المقدمة بعد مرور ثلاثين يومًا تقويميًا وفقًا لتقدير صانع القرار.

4. سيقوم صانع القرار أو من ينوب عنه بالتشاور مع مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه وتزويده بنسخة من طلب حل المشكلة الرسمي.

5. يجتمع صاحب القرار أو من ينوب عنه مع الموظف لمناقشة طلب حل المشكلة الرسمي. يُعقد هذا الاجتماع في غضون عشرة أيام عمل من تاريخ استلام طلب حل المشكلة الرسمي، ما لم يوافق مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه على تمديد هذه المدة. والغرض من هذا الاجتماع هو أن يجمع صاحب القرار أو من ينوب عنه معلومات من الموظف بشأن المسائل المطروحة في طلب حل المشكلة الرسمي.

٦- يُقدّم صاحب القرار أو من يُنيبه قرارًا كتابيًا للموظف في غضون عشرة أيام عمل من تاريخ اجتماع طلب حل المشكلة الرسمي. ويجب على مدير الموارد البشرية أو من يُنيبه الموافقة على القرار الكتابي قبل تقديمه للموظف. كما يجب على صاحب القرار أو من يُنيبه الاجتماع بالموظف لمناقشة القرار الكتابي.

7. يعتبر قرار صانع القرار أو من ينوب عنه بشأن طلب حل المشكلات الرسمي نهائيًا.

ثامناً: الإجراءات السلبية:

أ. أنواع الإجراءات السلبية:

1. الإيقاف عن العمل: وضع الموظف مؤقتًا في وضع غير مدفوع الأجر وغير مرتبط بواجبات العمل؛

2. التخفيض غير الطوعي: وضع الموظف بشكل غير طوعي في وظيفة بدرجة و/أو معدل أجر أقل لأسباب تأديبية؛ أو

3.   إنهاء الخدمة: الفصل غير الطوعي للموظف من خدمة المقاطعة.

ب. يجب على المشرف الذي يفكر في اتخاذ إجراء سلبي أن يعد إشعارًا مكتوبًا قبل الضرر:

1. تحديد هوية الموظف؛

2. الأداء و/أو السلوك الذي يشكل الأساس للإجراء الضار المحتمل، بما في ذلك التواريخ ذات الصلة، وانتهاكات السياسة، وأي تفسير ضروري للتأثير التجاري؛ و

3. الزمان والمكان لعقد اجتماع إلزامي بين صاحب القرار والموارد البشرية والموظف.

ج. سيتم مراجعة الإشعار المسبق من قبل مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه ومكتب محامي المقاطعة قبل إصداره للموظف.

D.  يجب تسليم الإشعار المسبق بالضرر إلى الموظف من قبل المشرف أو من ينوب عنه بطريقة تضمن بشكل معقول استلام الموظف له.

هـ. يجوز لصاحب القرار أو من ينوب عنه وضع الموظف في إجازة مدفوعة الأجر أثناء عملية ما قبل التعرض للضرر.

F.  يُتيح اجتماع ما قبل اتخاذ إجراء تأديبي للموظف فرصة الرد على المسائل الواردة في إشعار ما قبل اتخاذ إجراء تأديبي. وسيقوم مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه بتيسير الاجتماع وتوثيقه.

G.  إذا كان الموظف سيمثله محامٍ على نفقته الخاصة، فيجب على الموظف إخطار مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه في غضون الوقت المحدد في الإشعار المسبق السلبي، حتى يتمكن محامي المقاطعة أو من ينوب عنه من الحضور.

H.  بعد الاجتماع، سينظر صاحب القرار في جميع المعلومات ذات الصلة. وفي غضون فترة زمنية معقولة بعد الاجتماع، سيصدر صاحب القرار إشعارًا كتابيًا بالقرار بشأن الإجراء التأديبي. سيراجع مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه، ومحامي المقاطعة أو من ينوب عنه، هذا الإشعار الكتابي، وسيُسلّم إلى الموظف بطريقة تضمن استلامه له. يجب أن يتضمن الإشعار الكتابي ما يلي:

1. بيان بأسباب الإجراء ، بما في ذلك النتائج المتعلقة بالأداء و / أو السلوك ، والتواريخ ذات الصلة ، وانتهاكات السياسة ، وأي تفسير ضروري لتأثير الأعمال ، وأي قرارات ضرورية للمصداقية ؛
2. بيان بالإجراء الواجب اتخاذه.
3. تاريخ نفاذ الإجراء.
4. بيان بأن للموظف الحق في حزن الإجراء العكسي ، بما في ذلك إشارة محددة إلى إجراء تظلم المقاطعة أدناه.
5. نسخة من هذه السياسة.

التاسع. التظلم:

A.   إجراءات التظلم هي الطريقة التي يمكن للموظف من خلالها طلب مراجعة قرار الإجراء التأديبي الصادر عن متخذ القرار. وتشمل مراجعة القرار ما إذا كان متخذ القرار قد ارتكب خطأً في تطبيق سياسة المقاطعة، أو لم يطبق هذه السياسة، أو لم يأخذ في الاعتبار الأدلة ذات الصلة، أو أخذ في الاعتبار أدلة غير ذات صلة، و/أو ما إذا كان إشعار القرار لا يوضح أسباب القرار بشكل كافٍ.

ب. يجب تقديم الشكوى كتابياً إلى مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه وصاحب القرار.

1. يجب أن ينص التظلم بوضوح على ما يلي:

أ. الأساس الذي يعترض عليه الموظف على قرار الإجراء العكسي ليشمل:

     أنا. خطأ في تطبيق السياسة أو الفشل في تطبيق السياسة في عملية الإجراء السلبي أو عملية صنع القرار.
    ثانيا. الأدلة أو المعلومات ذات الصلة التي لم يتم أخذها في الاعتبار في عملية اتخاذ القرار.
   ثالثا. الأدلة أو المعلومات غير ذات الصلة التي تم أخذها في الاعتبار في عملية اتخاذ القرار.
   رابعا. إشعار القرار لا يثبت بشكل كاف سبب القرار.

ب. القرار المطلوب من الموظف.

2. الفترة الزمنية للإيداع:

أ. يجب تقديم التظلم في غضون سبعة (7) أيام بعد استلام الموظف للقرار الكتابي. إذا فشل الموظف في تقديم التظلم خلال هذه الفترة الزمنية ، فسيتم النظر في التظلم في الوقت المناسب والتنازل الطوعي عن حقوق التظلم للموظف. إن تقديم شكوى لن يؤخر أو يؤثر بطريقة أخرى على تاريخ سريان الإجراء العكسي.
ب. يجوز التنازل عن تقديم الشكوى في غير وقتها المحدد بناءً على قرار مدير الموارد البشرية، أو من ينوب عنه، إذا كان هناك دليل على وجود ظرف غير متوقع حال دون تقديم الشكوى في الوقت المناسب.

3 - الإجراء:

a.   سيقوم مدير الموارد البشرية، أو من ينوب عنه، بمراجعة الشكوى وأي معلومات إضافية متاحة له، وذلك لتحديد ما إذا كان القرار مبنياً على خطأ أو غير مدعوم بالأدلة. ويُشترط على كل من الموظف وصاحب القرار، أو من ينوب عنه، المشاركة في هذه العملية.
b.  سيصدر مدير الموارد البشرية أو من ينوب عنه قراراً كتابياً خلال فترة زمنية معقولة. وسيتناول القرار الكتابي المسائل المطروحة في الشكوى، مع التركيز على الأداء و/أو السلوك الذي تم تناوله في إجراءات ما قبل التأديب والتأديب.

1. إذا كان القرار هو عكس أو تعديل إجراء صانع القرار ، فسيحدد القرار جميع الإجراءات التي يجب اتخاذها لحل التظلم.
2. لا يجوز بأي حال من الأحوال لمدير الموارد البشرية ، أو من ينوب عنه ، أن يفرض إجراءً أشد صرامة من ذلك الذي اتخذه صانع القرار.
3. إذا كان القرار هو تأييد إجراء صانع القرار، فيجب أن يُبلغ القرار المكتوب الموظف بأن القرار نهائي.

_______________________________________

كريستين ستيفنز
رئيس مجلس مفوضي المقاطعة
(تمت الموافقة عليه من قبل BOCC - أجندة الموافقة - 12/23/2025)
(التوقيع على الأصل المقدم في إدارة السجلات)

التوزيع:
جميع إدارات المقاطعات والمسؤولون المنتخبون
دليل التشغيل المعياري لإدارة السجلات (أصلي)

سي كيه/فيد

التاريخ: 23 ديسمبر 2025

الفترة الفعالة: حتى يتم استبدالها

جدول المراجعة: كل عام في ديسمبر، أو حسب الحاجة

الإلغاء:   سياسة وإجراءات الموارد البشرية: الإجراءات التصحيحية والعقابية؛ إجراءات التظلم؛ وعملية حل المشكلات؛ 24 سبتمبر 2024

ENCLOSURE (S): لا شيء

المراجع):

1. سياسة وإجراءات الموارد البشرية، 331.4 ، شروط التوظيف
2. سياسة وإجراءات الموارد البشرية، 331.2 ، التوظيف والتطبيقات والتوظيف ، القسم السابع ، الموظف المحدود المدة
3. دليل السياسة الحاكمة: السياسة 3.2 - معاملة الموظفين
4. المسؤولون المعينون، الملحق أ
5. وثيقة العقوبات المفروضة على انتهاكات قانون HIPAA