331.10 الاتصالات الداخلية

غرض: الغرض من هذه السياسة هو تحديد دور ووظيفة الاتصالات الداخلية داخل مقاطعة Larimer ، مع تعزيز وتبسيط الاتصالات الداخلية لتعزيز المبادئ التوجيهية والأولويات الإستراتيجية لمقاطعة Larimer (المرجع C). يتضمن ذلك التأكد من أن المعلومات التي يتم نشرها للموظفين مناسبة ، ويسهل الوصول إليها ، ودقيقة ، ومناسبة من حيث المحتوى والكمية. يُتوقع من مستخدمي قنوات الاتصال في Larimer County استخدامها لأغراض المقاطعة والامتثال لهذه السياسة.

نطاق: تنطبق هذه السياسة والإجراءات على جميع موظفي مقاطعة لاريمر وموظفي مكتب المدعي العام بالمنطقة القضائية الثامنة.

مسؤولية:  يدير مدير الموارد البشرية هذه السياسة.

متطلبات محددة:  بدون اضاءة

قسم المراجعة (تغييرات مهمة من السياسة السابقة):
سياسة وإجراءات جديدة

السياسة والإجراءات:

I. السياسة العامة
تتوقع مقاطعة Larimer أن يستخدم الموظفون أدوات الاتصال المرتبطة (المرجع B) لأغراض المقاطعة وامتثالًا لهذه السياسات والإجراءات الأخرى ذات الصلة.

أ. صناع القرار. صناع القرار في مقاطعة لاريمر مسؤولون عن ضمان حصول جميع الموظفين على المعلومات والاتصالات التي يحتاجونها لإكمال وظائفهم بفعالية.

ب. الموظفون. يُتوقع من الموظفين قراءة الاتصالات الداخلية ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة والنشرات الإخبارية للموظفين.

ثانيًا. مستويات الاتصال المحددة
من أجل إنشاء أولوية للتواصل وتخفيف عبء الاتصال الزائد للموظفين ، سيكون هناك ثلاثة مستويات من الاتصال كما هو موضح أدناه.

A. الأولوية: الاتصالات ذات الأولوية مخصصة لجميع موظفي مقاطعة Larimer. يتضمن المحتوى الموجود في الرسائل ذات الأولوية المعلومات الضرورية للموظفين لإكمال وظائفهم ، بالإضافة إلى استخدام البرامج لتعزيز توظيفهم وحزمة المزايا مع Larimer County (المرجع A). يمكن أن تشمل الاتصالات ذات الأولوية ، على سبيل المثال لا الحصر ، رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة ، والمعلومات الداخلية ، والرسائل من مدير المقاطعة ، وتغييرات العملية ، وإعلانات البرامج ، وتنبيهات النظام أو الطوارئ ، واستطلاعات الموظفين ، وأي معلومات تعتبرها إدارة المقاطعة "ذات أولوية".

ب. ثانوي: الاتصال الثانوي يخدم أحد غرضين. يمكن أن يؤثر الأول على جميع الموظفين ولكنه لا يتطلب سرعة في القراءة أو الاستجابة ؛ وثانيًا ، يؤثر على مجموعة سكانية مستهدفة للموظف مثل موقع العمل أو القسم أو الجنس أو العمر المحدد أو الأدوار داخل المقاطعة. يمكن أن يشمل الاتصال الثانوي ، على سبيل المثال لا الحصر ، تذكيرات المزايا ، وتنبيهات المبنى ، والتدريب الخاص بالقسم ، ورسائل البريد الإلكتروني المستهدفة ، والتعرف على الموظف ، وإعلانات لوحة الإعلانات.

عام: لا يرتبط الاتصال العام بالتوظيف في مقاطعة Larimer ، ولكنه يحتوي على محتوى ذي صلة بالمنظمة ويتم مشاركته بشكل عام مع الجمهور أيضًا. يمكن أن يشمل الاتصال العام ، على سبيل المثال لا الحصر ، إعلانات البرامج ودعوات الأحداث والمعلومات العامة وإغلاق المباني وتعليقات المجتمع وجمع التبرعات للبرنامج.

ثالثا. رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة

طرق البريد الإلكتروني. يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة بإحدى طريقتين.

1. Gmail - يجب أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة المرسلة من خلال Gmail على [CW] في بداية سطر الموضوع ، مع اسم المرسل في الحقل "إلى:" و "على مستوى المقاطعة" في الحقل "نسخة مخفية الوجهة". لا توجد تحليلات مرتبطة بـ Gmail.

2. MailChimp - يجب أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة المرسلة عبر MailChimp على [CW] في بداية سطر الموضوع. تتوفر التحليلات مثل أسعار الفتح والنقر من خلال MailChimp.

أ. معدل الفتح - النسبة المئوية لرسائل البريد الإلكتروني المفتوحة من قبل الموظفين.

ب. انقر فوق معدل - النسبة المئوية للموظفين الذين نقروا على الروابط الخارجية المدرجة في البريد الإلكتروني.

المؤهلات. تندرج رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة ضمن مستوى الاتصال ذي الأولوية ، ويجب أن يفي المحتوى بإحدى الفئات التالية لتتم مشاركتها من خلال قناة الاتصال هذه.

1. الإعلان عن خدمة جديدة أو مورد جديد أو تغيير في الإجراء ويؤثر على أكثر من 70٪ من عدد الموظفين.

2. طلب ​​ملاحظات أو استجابة أو إجراء من أكثر من 70٪ من الموظفين ، من خلال استبيان أو نموذج أو أي إجراء آخر.

3. إخطارات الطوارئ المتعلقة بإغلاق المباني أو سوء الأحوال الجوية أو مخاوف تتعلق بالسلامة.

4. مشاكل النظام أو البرامج التي تؤثر على أكثر من 70٪ من الموظفين.

جيم المسؤولية

1. رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة: ستتم مراجعة رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة والموافقة عليها من قبل أخصائي اتصالات الموارد البشرية والإعلام للموافقة على المحتوى والجمهور وجدولة رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة.

أ. البريد الإلكتروني Internalcomms@larimer.org وتضمين محتوى البريد الإلكتروني والجمهور والتواريخ المطلوبة للبريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة. يمكن أيضًا بدء الاتصال باستخدام نموذج طلب البريد الإلكتروني CW (انظر الضميمة 1).

2. مشكلات النظام أو البرنامج: سيتم التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة فيما يتعلق بقضايا النظام أو البرامج من قبل الإدارة المناسبة التي تمتلك النظام أو البرنامج ، ولا تتطلب موافقة من اختصاصي اتصالات الموارد البشرية والإعلام. 

3. إخطارات الطوارئ: اعتمادًا على طبيعة حالة الطوارئ ، يمكن التعامل مع إشعارات الطوارئ من قبل مدير المقاطعة أو موظفي المرافق أو موظفي تكنولوجيا المعلومات ، ولا تتطلب موافقة من اختصاصي اتصالات وإعلام الموارد البشرية.

_______________________________________
جون كيفالاس
رئيس مجلس مفوضي المقاطعة
(تمت الموافقة عليه من قبل BOCC - جدول الموافقة - 08/10/2021)
(التوقيع على الأصل المقدم في إدارة السجلات)

التوزيع:
جميع الإدارات المحلية والمسؤولون المنتخبون
دليل التشغيل المعياري لإدارة السجلات (أصلي)

JG / vl

التاريخ: 10 أغسطس 2021

الفترة الفعالة: حتى يتم استبدالها

جدول المراجعة: كل خمس سنوات في يوليو ، أو حسب الحاجة

الإلغاء: لا شيء

نسيج:

1. نموذج طلب البريد الإلكتروني على مستوى المقاطعة

المراجع:

1. برنامج الاتصال الداخلي
2. أدوات الاتصال الحالية
3. دليل السياسات الحاكمة 4.0 ؛ أهداف مجلس الإدارة والأهداف الإستراتيجية