المعدات والأدوات الافتراضية

ستزود مقاطعة لاريمر الموظفين المعتمدين للعمل عن بُعد ، سواء كان إلزاميًا أو تطوعيًا ، بجهاز كمبيوتر محمول ومحطة إرساء وشاشة ولوحة مفاتيح وماوس. إذا كانت أجهزة الإصدار القياسية لا تفي باحتياجات العامل عن بُعد ، فهي مسؤولة عن شراء أجهزة أخرى.

يمكن للموظفين استخدام الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) للوصول إلى الموارد الموجودة على شبكة المقاطعة ، فقط على جهاز كمبيوتر صادر من المقاطعة. يوفر نظام County الكمبيوتر المحمول لضمان تلبية معايير المقاطعة للأمان والتقنية. 

يجوز للموظفين استخدام أجهزة الكمبيوتر المنزلية الخاصة بهم للوصول إلى موارد شبكة المقاطعة باستخدام البنية التحتية لسطح المكتب الظاهري (VDI). يمكن أيضًا استخدام جهاز كمبيوتر منزلي مزود بإمكانية الوصول إلى الإنترنت للوصول إلى الخدمات المستندة إلى مجموعة النظراء في المقاطعة مباشرةً. تتضمن هذه الخدمات مجموعة منتجات Google أو البرامج الأخرى كتطبيقات الخدمة التي يمكن الوصول إليها باستخدام بوابة مصادقة OKTA.

سيكون الموظفون ، سواء كانوا من العمل التطوعي أو الإلزامي عن بُعد ، مسؤولين عن شراء الطابعة الخاصة بهم: (توصي تكنولوجيا المعلومات بطابعات الليزر المزدوجة التي تدعم حجم الورق القانوني للطباعة الكبيرة - HP و Lexmark و Brother و Canon) وكاميرات الويب وسماعات الرأس ومستندات سطح المكتب المزدوجة الماسحات الضوئية (الأجهزة التي تدعم TWAIN أو Kofax أو ISIS). 

أثاث المكاتب عن بعد فريد للموظف. منزل كل موظف ، ومتطلبات الأثاث (المساحة والتصميم) ، وبيئة العمل ستجعل شراء هذه العناصر فريدًا. إذا كان لدى الموظفين أسئلة حول الأثاث المريح ، فيرجى التواصل مع منسق سلامة إدارة المخاطر.

سيكون الموظفون مسؤولين عن شراء مكتبهم وكرسيهم (دليل شراء كرسي) ، وحوامل الشاشة ، ومسند القدم وأي معدات أخرى لازمة للعمل عن بعد.  

قدمت المرافق بعض التوصيات للعمل عن بعد خيارات الأثاث. يمكن للموظفين البحث عن هذه العناصر والشراء بشكل مستقل.

قد يتأهل الموظفون للحصول على بدل الاتصال أو يمكنهم العمل مع إدارتهم لتحديد ما إذا كان الجهاز الصادر من المقاطعة أكثر ملاءمة. يمكن للموظفين مراجعة سياسة الاتصال اللاسلكي للحصول على مزيد من المعلومات. يوفر بدل الاتصال ، المعروف سابقًا باسم بدل الأجهزة اللاسلكية ، للموظفين المؤهلين بدلًا للأجهزة اللاسلكية وبدلًا للإنترنت. الموظفون المطلوب منهم استخدام جهاز لاسلكي في المقاطعة للقيام بمسؤوليات وظيفتهم ، أو يمكن للموظفين الذين تم تحديدهم على أنهم عمال إلزاميون عن بعد أن يكونوا مؤهلين للحصول على بدل.

كلتا الفئتين من موظفي العمل عن بُعد ، الطوعي والإلزامي ، بغض النظر عن البدل ، وإذا لم يكن لدى الموظف جهاز صادر من المقاطعة ، يكون مسؤولاً عن شراء هاتفه المنزلي أو الخلوي (بما في ذلك الخدمة) وخدمة الإنترنت (بما في ذلك أي جهاز مرتبط به معدات لخدمة الإنترنت واستخدامها مثل أجهزة المودم أو أجهزة التوجيه اللاسلكية أو موسعات النطاق اللاسلكية و / أو معدات الشبكة المعشقة).

يجوز للمشرف الموافقة على الموظف لاستخدام اللوازم المكتبية الاستهلاكية من المقاطعة في المنزل. تتضمن أمثلة العناصر الاستهلاكية: الأقلام / أقلام الرصاص ، وسادات الكتابة ، والملاحظات اللاصقة ، ومشابك الورق / الموثق ، والمجلدات ، والورق. من المتوقع أن يبقي الموظف الذي يعمل عن بعد مشرفه على اطلاع عندما يأخذ الإمدادات من المكتب لاستخدامها أثناء العمل عن بعد.

سيكون الموظفون مسؤولين عن شراء حبر الطابعة الخاصة بهم ، ما لم تكن هناك مواقف فريدة حيث يُطلب من الموظف الطباعة من أجل إنجاز عمله. يجب أن يعمل الموظف مع مشرفه فيما يتعلق باحتياجات العمل عن بُعد للطباعة.

تدرك المقاطعة أن العمل عن بُعد يتطلب تقنية ومعدات وأثاثًا إضافيًا. نأمل في تخفيف العبء على موظفي العمل الإلزامي عن بُعد والموظفين المطلوبين للعمل عن بُعد لجزء أو جميع ساعاتهم المحددة.

موظفو العمل الإلزامي عن بعد مؤهلون للحصول على راتب أولي قدره 1,200 دولار عند الموافقة على العمل عن بعد ، وفي كل عام بعد راتب قدره 500 دولار. الغرض من الراتب هو تزويد موظفي العمل عن بعد الإلزامي بالمساعدة المالية لشراء التكنولوجيا والمعدات والأثاث الذي يلبي احتياجات العمل عن بعد.

سيتم دفع مبلغ الراتب من خلال كشوف المرتبات مع اقتطاع الضريبة المناسبة. لن تطلب المقاطعة إيصالات أو وثائق لاستخدام الراتب.

توفر المقاطعة لجميع الموظفين أدوات قياسية للاجتماعات والاتصال ، فضلاً عن أدوات التوقيع الإلكتروني:

• جوجل
• زوم
• تطبيقات المسح الضوئي لمستندات الهاتف المحمول (Adobe Scan و Microsoft Office Lens و ScanPro)
• DocuSign

يمكن للموظفين أيضًا استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو الأخرى بناءً على البائعين الذين يعمل معهم الموظف مثل WebEx و GoToMeeting و Microsoft Teams ، في حين أنه من المناسب استخدام هذه الأدوات ، لا يتم توفير الدعم لهذه الأدوات.

يسمح نظام الهاتف الحالي في المقاطعة ، Zoom ، باستخدام نظام الهاتف عن بُعد. يمكن للموظفين إعادة توجيه امتداد مقاطعتهم إلى هاتف محمول (أو منزلي) ، مما يسمح بإعادة توجيه جميع المكالمات مباشرة إلى الموظفين. للحصول على معلومات إضافية حول استخدام الهاتف الخلوي لمراجعة الأعمال التجارية في المقاطعة سياسة الاتصالات اللاسلكية.

الإدارات أو المكاتب عبر المقاطعة لديها أنظمة مختلفة تتطلب الوصول. يجب مراجعة الوصول إلى الأنظمة الفريدة مع مشرفك وتكنولوجيا المعلومات لضمان توفير الوصول المناسب عند العمل عن بُعد. سيُطلب من الموظفين ، كجزء من تطبيقهم ، تحديد أي أنظمة فريدة يستخدمونها بانتظام لأغراض العمل لضمان إمكانية توفير الوصول الآمن.

معلومات حول التوقيع الإلكتروني

تدعم المقاطعة التوقيعات الإلكترونية للمستندات ، ويمكن للموظفين الرجوع إلى سياسة / إجراء التوقيع الإلكتروني لفهم المستندات التي يمكن أن يكون لها توقيع إلكتروني وكيف يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية.

• نهج سلطة التوقيع يحدد مستويات الموافقة على التوقيع لإدارات المقاطعات ويوفر مرجعًا للتدريب المشترك وتدريب الموظفين الجدد: (سيتم تحديثه مرة أخرى قريبًا - 100.2P)

تمتلك المقاطعة حساب Enterprise DocuSign متاحًا للمستخدمين الذين يحتاجون إلى الإنشاء المنتظم للمستندات التي تتطلب توقيعات رسمية من طرفين مثل العقود والاتفاقيات وبيانات العمل. يتوفر الوصول إلى DocuSign من خلال مكتب الخدمة كجزء من الكتالوج الخاص بنا من البرامج الاختيارية أو عبر بوابة خدمة JSM ويتطلب موافقة الإدارة بسبب رسوم الاستخدام. تتوفر القوالب القياسية في DocuSign لعمليات سير العمل الشائعة مثل موافقات مجلس الإدارة أو مدير المقاطعة مع طوابع لختم محامي المقاطعة.  

يجب استخدام DocuSign للعقود المقدمة إلى مدير المقاطعة أو مجلس مفوضي المقاطعة للموافقة عليها والتوصية بها لأي عقود أو اتفاقيات مع أطراف خارجية. للحصول على موافقة إلكترونية داخلية أو توقيعات إلكترونية بسيطة بتنسيق PDF ، يمكنك أيضًا الاستفادة من Adobe Pro. بالنسبة للنماذج الداخلية ، يكون تحويلها إلى نماذج لوجيفورم أكثر فعالية من حيث التكلفة. يمكن للأقسام العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لإنشاء LogiForms للنماذج الداخلية ومهام سير العمل لتتبع موافقات الموظف المصدق عليها.