إرشادات المشرف

المشرفون لديهم الكثير من الخيارات لجداول زمنية مرنة للموظفين. أولاً ، يمكن للمشرفين السماح بجداول زمنية بديلة ، مثل السماح للموظفين بالعمل لمدة أربعة أيام كل منها عشر ساعات ، بدلاً من الأيام الخمسة التقليدية المكونة من ثماني ساعات. من فضلك تحدث مع اخصائي الموارد البشريه للحصول على تفاصيل حول كيفية تنفيذ هذه الجداول بشكل مناسب.

يمكن للمشرفين أيضًا السماح للموظفين باستعراض وقتهم بطريقة تحقق وظيفة الموظف ، ولكنها تتيح أيضًا مرونة الموظف في تلبية الالتزامات العائلية أو الشخصية الأخرى. يمكن للمشرف أن يحدد "الساعات الأساسية" التي يُتوقع أن يعمل بها موظفوه بنشاط ، ولكن يمكنه استعراض وقتهم خارج ذلك. على سبيل المثال ، يحدد المشرف من الساعة 10 صباحًا حتى 3 مساءً كساعات أساسية. ثم يُطلب من جميع الموظفين الحضور خلال تلك الساعات. بعد ذلك ، قد يعمل الموظف "أ" من الساعة 6:30 صباحًا حتى 3 مساءً مع نصف ساعة لتناول طعام الغداء. قد يعمل الموظف "ب" من الساعة 8:30 صباحًا حتى 5 مساءً مع نصف ساعة لتناول طعام الغداء. قد يعمل الموظف C من الساعة 10 صباحًا حتى 6:30 مساءً مع نصف ساعة لتناول طعام الغداء.

يمكن للمشرف أيضًا السماح للموظفين بالعمل بأعداد مختلفة من الساعات في أيام مختلفة والإبلاغ عنها وفقًا لذلك في الجدول الزمني الخاص بهم لكل سياسة مقاطعة. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن للموظف أن يعمل من 6 صباحًا حتى 4:30 مساءً أيام الاثنين والأربعاء والجمعة ، ومن الساعة 8 صباحًا حتى 1:30 مساءً أيام الثلاثاء والخميس.

أي من هذه الجداول هو الأفضل في ظرف معين يعتمد على احتياجات الإدارة ، ووظيفة الموظف ، واحتياجات الموظف. يجب على كل مشرف تقييم احتياجات العمل الخاصة به للتغطية ، وإمكانية الوصول للعملاء ، والتأثير على الموظفين الآخرين في منح جدول زمني بديل.

إذا كان عدد كبير من الموظفين في قسم أو مجموعة عمل يرغبون في جداول بديلة أو يحتاجون إليها ، فيجب على المشرف أو صانع القرار الحصول على معلومات حول كل طلب ، وإجراء حوار مع الموظفين ، وتحديد الأفضل لاحتياجات أعمال القسم. سيكون التواصل مع الموظفين هو المفتاح.

مسؤولية الموظف   

يجب على الموظفين أولاً مناقشة جدول بديل / مرن مع مشرفهم و / أو صانع القرار ، والحصول على موافقتهم. إذا كان الموظفون يطلبون جدولًا زمنيًا مرنًا للالتزامات العائلية أو الشخصية ، فيجب أن يكون الموظفون واضحين بشأن تلك الالتزامات. عندما يتم الاتفاق على جدول زمني مرن بين الموظف والمشرف عليه و / أو صانع القرار ، يجب على الموظف توصيل جدوله الجديد إلى أعضاء فريقه عن طريق تحديث تقويم Google بساعات العمل وأيام العمل عن بُعد (إذا لزم الأمر) بوضوح تدون في التقويم الخاص بهم ، أو بطرق أخرى يحددها المشرف. 

تمتلك المقاطعة موارد مفيدة وتدريبًا للمشرفين الذين يديرون الموظفين عن بُعد. لمصادر التدريب ، راجع قسم التدريب في هذا البرنامج. يحتوي نظام إدارة التعلم على مقاطع فيديو حول هذا الموضوع من LinkedIn Learning. هناك أيضًا أدوات تقنية يمكن أن تساعد في التواصل. يمكن للمشرفين استخدام وظيفة الدردشة في Zoom لإجراء محادثة ذهابًا وإيابًا مع موظف عن بُعد. قد يكون لدى الإدارات والمكاتب أدوات أخرى متاحة لمجموعة العمل الخاصة بهم والتي يمكن استخدامها ويتم تشجيعها على العمل مع موظفي تكنولوجيا المعلومات بالمقاطعة لاستكشاف الخيارات المناسبة.  

عند عقد اجتماعات مع أكثر من شخص واحد ، يمكن للمشرفين إعداد اجتماعات الفيديو باستخدام Zoom. يسمح هذا لأعضاء الفريق برؤية بعضهم البعض ، لذا فإن الأمر أشبه بوجود الجميع في غرفة واحدة للاجتماع. يمكن أن يساعد ذلك الموظفين عن بعد في الشعور بأنهم مشمولين ، خاصةً عندما تشجع الإدارات على استخدام الكاميرات للاجتماعات.

يمكن أن يكون استخدام أدوات مثل Trello أو Jira لتتبع مشاريع الموظفين وأهدافهم مفيدًا. يمكن للموظف والمشرف النظر إلى مجلس الإدارة في نفس الوقت ومناقشة العمل الجاري. يمكنهم أيضًا وضع العناصر في قوائم المهام أو إزالتها أو الانتقال إلى منطقة "تم". يمكن للفرق أيضًا استخدام هذا لتعقب العناصر التي يكون أعضاء الفريق الفرديين مسؤولين عنها.  

يمكن أن يكون التعاون من خلال مستندات وجداول Google مفيدًا أيضًا للمشرفين والموظفين أو للفرق. يسمح ذلك لعدة أفراد بالاطلاع على نفس المستند في وقت واحد ، وعرض التغييرات والتحديثات في الوقت الفعلي. يمكن للموظفين أيضًا تتبع من يقدم الاقتراحات. 

التواصل الواضح والمستمر مع العمال عن بعد أمر بالغ الأهمية. من المهم إجراء تسجيلات وصول منتظمة مع هؤلاء الموظفين حتى لا يشعروا بالعزلة أو الإهمال. إذا كانت هناك مخاوف تتعلق بالأداء ، فمن المهم للمشرفين معالجتها بسرعة وبشكل مباشر. إذا لم تتم معالجة المخاوف على الفور ، فيمكن أن تصبح مشكلات أكبر بسرعة. كما أنه ليس من العدل للموظفين عدم معرفة أنه قد تكون هناك مشكلات في أدائهم.

يمكن للمشرفين الذين يحتاجون إلى مساعدة في إدارة العمال عن بُعد الاتصال بهم اخصائي الموارد البشريه للحصول على المساعدة في أي وقت.