الاحتفاظ بالسجلات
الغرض من الاحتفاظ بسجلات المقاطعة هو تزويد وكالات المقاطعة بالحد الأدنى من الوقت الذي يجب أن يحتفظ فيه موظفو المقاطعة بسجلات حكومة المقاطعة قبل التصرف في السجلات بشكل قانوني. يحدد جدول الاستبقاء إجراءً نظاميًا وقياسيًا للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها بحيث:
- يتم الاحتفاظ بالسجلات طالما كانت هناك حاجة لاستخدامات المقاطعة القانونية والمالية والإدارية وغيرها.
- يتم الاحتفاظ بالسجلات طالما تتطلب اللوائح المحلية والولائية والفيدرالية.
- يتم الاحتفاظ بالسجلات ذات القيمة الدائمة بشكل دائم للأغراض البحثية التاريخية وغيرها.
- يتم إتلاف السجلات التي لم تعد هناك حاجة إليها.
يحقق البرنامج الاقتصادات التالية وفقًا للقوانين المعمول بها:
- يتم استخدام المساحة المكتبية ومعدات الملفات ومساحة تخزين الشبكة بشكل أفضل عن طريق إزالة تلك السجلات التي لم تعد مطلوبة للتشغيل اليومي.
- يتم تقليل احتياجات منطقة التخزين إلى الحد الأدنى من خلال إتلاف السجلات في الوقت المناسب التي لم تعد لها قيمة احتفاظ.
- ينتج عن وفورات التكلفة عن طريق تقليل مشتريات معدات وإمدادات الحفظ والتخزين الإضافية.
- يتم تقليل تكاليف الموظفين لحفظ السجلات واسترجاعها.
يجب توجيه أي أسئلة تتعلق بدليل جدول الاستبقاء أو محتوياته إلى:
مقاطعة لاريمر IT
إدارة الأعمال
خدمات السجلات
منسق نظم السجلات
الروابط والوثائق والنماذج
جدول الاحتفاظ بسجلات الرواتب
| عنوان سلسلة التسجيل والوصف | الحد الأدنى من فترة الاحتجاز |
|---|---|
| 1. مكياج الأجور قد يتضمن الملف أمر محكمة أو أدوات أخرى تقيد أجر الموظف. |
3 سنوات + الحالية |
| 2. التأمين / بيان التعويض المؤجل / الفواتير | 3 سنوات + الحالية |
| 3. طلبات الإجازة | 1 سنة + الحالية |
| 4. سجلات ميزان المدفوعات قد تتضمن الملفات: تسوية شهرية وربع سنوية ونهاية السنة ، ونماذج تغيير كشوف المرتبات (شيكات الرواتب الملغاة ، وقسائم شيكات الراتب اليدوية ، والتعديلات على الملف الرئيسي للموظف) ، وورقة عمل الموازنة الفردية ، وطلبات الرواتب المسبقة ، ونموذج التغيير القياسي للموظف. |
6 سنة + الحالية |
| 5. تصاريح خصم الرواتب نموذج الموظف الذي يصرح ويوافق على استقطاعات محددة من كشوف المرتبات للقضايا الصحية وغيرها. |
حتى التحديث |
| 6. سجل بايرول | PERMANENT |
| 7. إجراءات إعداد التقارير الدورية | حتى التحديث |
| 8. تقارير PAYROLL قد تشمل التقارير: سجل الشيكات ، والإيداع التلقائي ، والقائمة حتى تاريخه ، وتحديث 190 ، و QTD ، والأرباح حتى تاريخه ، والخصومات والساعات ، والتحقق من الوظيفة ، ووثائق التوظيف ، والوضع الكامل للموظف ، والرواتب المسبقة ، وتحديث ملف جدول الأنظمة ، والسنة -نهاية W-2 وقائمة الشريط ، 941 ، صيانة ملف نهاية QTR ، عدد الموظفين الحاليين ، قائمة الموظفين المنتهية QTD ، تأمين البطالة QTD ، البطالة ، تعويض العمال ، التقاعد ، حساب كشوف المرتبات النهائية ، صيانة ملف التغيير الشامل ، صيانة الملفات السنوية ، محاسبة الساعات ، سجل الخصم ، تدقيق الموظفين ، التحقق من التوظيف ، الحالة ، 125 / الإنفاق المرن ، التأمين ، الإيداع المباشر ، التعويض المؤجل ، الاتحاد الائتماني ، الخصم المتنوع ، التأمين المعدل يدويًا ، وسجل الخصم المتنوع. |
3 سنوات + الحالية |
| 9. ملخص بايرول قد يتضمن السجل: اسم الموظف ، ورمز محاسبة القسم ، والراتب الإجمالي ، وصافي الأرباح ، ودفع السنة حتى تاريخه. |
حتى التحديث قدمت يتم الاحتفاظ بسجل PAYROLL بشكل دائم |
| 10 المصالحة ربع السنوية ونهاية العام | 3 سنوات + الحالية |
| 11 جداول الدوام (الموظف) | 2 سنوات + الحالية |
| 12 نماذج W-2 | 4 سنوات + الحالية |
| 13 نماذج W-4 | حتى يتم تعديله + 4 سنوات |
إدارة الموارد البشرية
HOURS: الإثنين - الجمعة ، 8:00 صباحًا - 4:30 مساءً
200 West Oak، Suite 3200، Fort Collins، CO 80521
PO Box 1190، Fort Collins، CO 80522
هاتف: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
إرسال الموارد البشرية بالبريد الإلكتروني
فريق مزايا البريد الإلكتروني
